Veröffentlicht am 11. Dezember 2015 von René Meye

Webanwendungen – Problemlöser?

Wir alle kennen sie. Die Excel-Tabelle des Grauens. In fast allen Stellenbeschreibungen wird „der sichere Umgang mit Microsoft Office“ verlangt. Der Grund dafür ist sehr häufig genau diese Tabelle. Ich selbst habe bei einem früheren Arbeitgeber (ein großes Automobilunternehmen in Deutschland) mit einer solchen Excel-Tabelle arbeiten dürfen. Als ich diese Tabelle erstmals übergeben bekam, war sie 213 MB groß. Darin befand sich eine Liste aller Auto-Bauteile die in einem geplanten Werk verbaut werden sollten. Jede kleinste Unterlegscheibe und deren Verbauteile sowie ihrer benötigten Häufigkeit waren darin aufgelistet. Moderne Autos bestehen aus einer Anzahl von Teilen die irgendwo jenseits der 35.000 liegt. Wenn dann in einem solchen Werk mehr als ein Model gebaut werden soll, dann kann man sich die Ausmaße dieser Tabelle vorstellen. Jeder der einmal versucht hat eine solche Tabelle zu öffnen, weiß, dass das eine gute Gelegenheit ist sich einen Kaffee zu holen und vorher die Kaffeemaschine zu reparieren und neuen Kaffee zu kochen.

Auch wir als Digital-Agentur waren schon betroffen. Ausgangspunkt war eine Excel-Tabelle, die auftretenden Fehler, Erweiterungswünsche und deren aktuellen Stand zu einem Software-Entwicklungsprojekt enthielt und mit einem Kunden ausgetauscht wurde. Der aktuelle Stand der Tabelle wurde Tag für Tag hin und her geschickt, Versionen wurden ausgetauscht Versionsnummern eingeführt telefonisch nachgefragt und von Hand verschiedene Tabellen zusammengeführt es war ein unglaublicher Mehraufwand.

Irgendwann beschlossen wir dieses Excel-Chaos mit Hilfe einer speziellen Web-Anwendung zu lösen. Hierfür haben wir ein Web-basiertes Ticketsystem eingeführt. Seither kann der Auftraggeber auf einer Webseite die Rückmeldungen eintragen. Wir können sie dem entsprechenden Mitarbeiter zuweisen, Kommentieren, Nachfragen, Screenshots anfügen und vieles mehr. Der Auftraggeber kann jederzeit den aktuellen Stand einsehen und alle beteiligten haben ständig den gleichen Informationsstand. Der Aufwand zur Pflege der aktuellen Aufgaben verringerte sich Schlagartig von mehreren Stunden täglich auf wenige Minuten.

Schritt vor

Die von uns verwendete Lösung war die Einführung einer auf die Aufgabe der Anforderungsdokumentation zugeschnittenen Webanwendung.

Die Wikipedia definiert eine Webanwendung folgendermaßen: Eine Webanwendung oder Webapplikation, kurz Web-App, ist ein Anwendungsprogramm, das beim Benutzer in einem Webbrowser abläuft bzw. dargestellt wird. Webanwendungen werden meist auf einem Webserver gespeichert und auch größtenteils dort ausgeführt. Der Zugriff erfolgt über das Internet oder ein Intranet“.

Zusammengefasst kann man unter einer Webanwendung alle Webseiten verstehen, die irgendetwas berechnen, suchen oder vom Anwender veränderliche Inhalte darstellen. Technisch betrachtet sind Webseiten eigentlich nur das Ausliefern einer festen HTML-Datei und ein paar Bildern, die der Browser des Benutzers anzeigt.

Historisch betrachtet waren Webseiten seit ihrer Erfindung 1989 bis etwa 1994 tatsächlich fast ausschließlich feste Inhalte. Diese ließen sich nur ändern, indem man die HTML-Dateien auf dem Webserver bearbeitete. Erst die Einführung von Web-Formularen, dem CGI (Common Gateway Interface) und HTML+ 1993/1994 ermöglichte es, dem Benutzer genau das HTML auszuliefern, das er mit seiner Anfrage angefordert hat. Die erste Webanwendung, die von einer breiten Öffentlichkeit wahrgenommen wurde war das 1994 geschaffene Webverzeichnis Yahoo. Heutzutage sind wir fast ausschließlich von Webanwendungen umgeben. Man denke nur an Google, Facebook, Amazon, Youtube und Wikipedia. Wir alle betreiben meist auch schon Webanwendungen ohne es zu wissen. Denn auch die Content-Management-Systeme unserer Firmen-Webseite oder unser Webshop sind auf einen bestimmten Anwendungsfall zugeschnittene Webanwendungen.

Wie und wann kann mir eine zugeschnittene Webanwendung helfen?

Warum entstehen so viele unübersichtliche Excel Tabellen? Wenn es so viele nutzbare, entsprechend spezialisierte, oft auch kostenfreie Software gibt …

Ganz einfach. Weil jede Excel-Tabelle eigentlich schon eine spezialisierte Software ist. Tabellenkalkulation ist dazu gedacht, dass alle Anwender ganz einfach eigene Anwendungen programmieren können. Tabellenkalkulation ist ein einfaches Instrument, um individuell zugeschnittene Software zu erhalten. (Ohne, dass man es merkt.) Das funktioniert für kleine Anwendungsfälle oft ganz gut und ist schnell umsetzbar. Häufig ist es auch günstiger. Oft genug investiert man aber auch so viel Zeit in Formeln, Wenn-Dann abfragen, bedingte Formatierungen und manchmal sogar Excel-Macros, dass der zeitliche Aufwand zur Erstellung der Excel-Lösung – nüchtern betrachtet – teurer ist, als hätte man eine Software gekauft. Excel-Tabellen haben aber auch weitere Nachteile. Das User-Interface ist sehr beschränkt und nur sehr schwer überhaupt anpassbar. Man kann nur sehr umständlich kollaborativ, also mit mehreren Personen, daran arbeiten. Viel zu oft wird die Datei ständig per E-Mail hin und her geschickt. Mit Bildinhalten, Dateianhängen oder gar den Problemen bei unterschiedlichen Excel-Versionen möchte ich gar nicht erst anfangen.

Spätestens wenn man solche Frustmomente hat, sollte man darüber nachdenken die Excel-Tabelle durch eine spezialisierte Software zu ersetzen. In den meisten Fällen tendiert man heutzutage dazu, Webanwendungen zu empfehlen.

Wann sollte ich eine Webanwendung in Betracht ziehen?

  1. Webanwendungen können mit riesigen Datenmengen umgehen. Man denke nur an Facebook oder Google, für die Milliarden von täglichen Einträgen keine Probleme darstellen.
  2. Webanwendungen sind für den kollaborativen Mehrbenutzerbetrieb ausgelegt. Es können ganz viele Nutzer gleichzeitig ihre Eintragungen vornehmen und es ist keine manuelle Zusammenführung von Tabellen notwendig. Wenn man möchte, kann man sich sogar alle Änderungen versionieren lassen und genau nachvollziehen, was, wann durch wen geändert wurde.
  3. Die Nutzung der Software ist auf unterschiedlichsten Geräten, wie Desktopcomputer, Tablet und Smartphone möglich.
  4. Eine Integration von Kalendern, Notizen der Mitarbeiter ist möglich.
  5. Auch die Integration in die Firmenwebseite oder das interne SAP-System ist möglich.
  6. Mit Webanwendungen ist ein detailliertes Rechte-Management möglich. Man kann festlegen, wer, was, wann und unter welchen Bedingungen abrufen oder bearbeiten darf.
  7. Ganze Arbeits- oder Geschäftsprozesse können in Webanwendungen übersichtlich abgebildet und „entschlackt“ werden.

Auch wir nutzen Webanwendungen

Bei UCD+ setzen wir auch intern immer mehr Webanwendungen ein um die Arbeit noch effizienter, effektiver und übersichtlicher zu gestalten. Das oben genannte Beispiel mit dem Ticketsystem ist eine OpenSource-Webanwendung, die wir kostenfrei intern nutzen und sogar selbstständig an unsere Bedürfnisse anpassen können. Für andere Anwendungsfälle haben wir komplett eigenständige Lösungen entwickeln können, da es in dem Bereich keine Software mit unseren Anforderungen gab. Beispielsweise haben wir eine Anwendung entwickelt, über die wir Versionsstände von Software an unsere Kollegen und unsere Kunden verteilen können.

Früher gab es sehr große Hürden bei der Entwicklung von Webanwendungen. Die entstehende Software war oft nicht gut bedienbar, Entwicklung und Änderungen an der Webanwendung haben oft sehr viel Zeit in Anspruch genommen, das Ausrollen der Software war sehr langsam, es gab starke Sicherheitsprobleme. Mittlerweile haben sich viele generische Entwicklungs-Frameworks ergeben, die genau diese Probleme lösen. Allen voran scheint derzeit das seit 10 Jahren wachsende Ruby on Rails.

Jetzt kann man viele der früheren Probleme als gelöst betrachten. Eine Webanwendung kann in vielen Fällen nach einer Analyse des Nutzerbedarfs, einer Konzeptionsphase und der initialen Entwicklung schon nach wenigen Wochen als Prototyp zum Einsatz gebracht werden. Durch die stark beschleunigte Ausrollphase, automatische Tests und die Vorteile der kontinuierlichen Integration sind wir heutzutage in der Lage einen Prototyp nach und nach exakt an den Anwendungsfall anzupassen. Wenn man es entsprechend einplant, dann ist ein Import der Daten aus alten System oft kein Problem.

Wir sind gespannt – haben auch Sie eine Excel Tabelle vor sich, die Ihnen Probleme bereitet? Erzählen Sie uns davon!

 

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